Was ist DATEV Personal?
Überblick über DATEV Personal als Cloud-Lösung in DATEV Unternehmen online. Funktionen (Monatsdaten, Personalakte, Mitarbeiter, Personaldaten, Kalendarium),Aufgabenteilung mit der Kanzlei.
Einleitung
DATEV Personal ist eine Cloud-Lösung, über die Sie als Arbeitgeber alle Daten und Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an uns übermitteln. Sie erfassen darin zum Beispiel Arbeitsstunden, ändern Mitarbeiterdaten und tauschen Dokumente aus - und wir erstellen daraus die monatliche Abrechnung. Die Anwendung wird über DATEV Unternehmen online aufgerufen und ist seit 2025 vollständig verfügbar.
Vorab einige Klarstellungen, weil zu DATEV Personal häufig Missverständnisse bestehen:
Die Nutzung bedeutet nicht, dass Sie ab jetzt selbst abrechnen – die eigentliche Lohnabrechnung bleibt bei uns. Sie benötigen dafür auch keine eigene Lohnsoftware.
DATEV Personal ist keine eigene App, die Sie installieren, sondern Teil Ihres Zugangs zu DATEV Unternehmen Online.
Dieser Artikel ordnet die Anwendung ein: was sie leistet, welche Funktionen es gibt, was Sie dafür brauchen und wie die Aufgaben zwischen Ihnen und uns verteilt sind. Details zum Einsatz der Lösung finden Sie dann in den folgenden Artikeln:
Was DATEV Personal ist
DATEV Personal bildet die Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und unserer Kanzlei für alles, was mit der Entgeltabrechnung zu tun hat. Statt Stundenzettel, Bescheinigungen und Änderungsmitteilungen per E-Mail, Post oder Pendelordner auszutauschen, laufen diese Daten digital über die DATEV-Cloud.
Der Vorteil liegt in der einmaligen Erfassung. Sie geben eine neue Bankverbindung oder die Arbeitsstunden eines Monats genau einmal ein, und die Daten gelangen ohne erneutes Abtippen in unser Lohnprogramm. Das reduziert Übertragungsfehler, die sonst bei der manuellen Weitergabe entstehen.
Alle Daten und Dokumente werden DSGVO-konform über die DATEV-Cloud ausgetauscht und revisionssicher archiviert. Da die Übermittlung rein digital erfolgt, ist sie unabhängig davon, wo Sie und wir uns gerade befinden.
Welche Funktionen DATEV Personal bietet
Die Anwendung ist in mehrere Bereiche gegliedert, die Sie je nach Bedarf nutzen:
- Monatsdaten – Sie erfassen monatlich variable Werte wie Arbeitsstunden, Prämien oder Urlaubsgeld in einer tabellarischen Übersicht und geben sie zur Abrechnung frei.
- Personalakte – Sie tauschen Dokumente wie Arbeitsverträge oder Bescheinigungen mit uns aus und versehen sie auf Wunsch mit Kommentar und Zuordnungsvorschlag.
- Mitarbeiter – Sie aktualisieren Stammdaten wie Anschriften oder Bankverbindungen Ihrer Beschäftigten.
- Personaldaten – Sie lassen neue Mitarbeitende den Online-Personalfragebogen ausfüllen, lösen bei Bedarf eine Sofortmeldung aus und rufen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab.
- Kalendarium – Sie erfassen An- und Abwesenheiten taggenau, was vor allem bei Beschäftigten im Stundenlohn die Vorerfassung erleichtert.
Zu jedem dieser Bereiche gibt es einen eigenen Artikel mit der konkreten Anleitung.
DATEV Personal wird laufend erweitert. Neue Funktionen stehen Ihnen ohne Installation oder Update automatisch zur Verfügung, sobald sie freigeschaltet sind.
Welche Voraussetzungen Sie benötigen
Damit Sie DATEV Personal nutzen können, benötigen Sie einen Vertrag für DATEV Unternehmen Online. DATEV Personal ist kein eigenständiges Produkt, sondern wird über diese Plattform aufgerufen.
Die Bestellung und Einrichtung übernehmen wir für Sie. Sie müssen die Anwendung nicht selbst beschaffen – wir registrieren Ihr Unternehmen und schalten Sie für die benötigten Funktionen frei.
Für die Anmeldung brauchen Sie ein sicheres Anmeldeverfahren, etwa DATEV SmartLogin. Wie der Zugang im Detail funktioniert, erklären wir in einem eigenen Artikel \[Link zu einem Hilfsartikel\].
Abgrenzung zum Personal-Managementsystem classic
Im DATEV-Portfolio gibt es einen zweiten Bereich mit ähnlichem Namen, der oft für Verwirrung sorgt. Das DATEV Personal-Managementsystem Classic ist eine Software für Unternehmen, die ihre Personalverwaltung vollständig in Eigenregie führen – mit digitaler Personalakte, Vertrags- und Arbeitsmittelverwaltung, Urlaubs- und Fehlzeitenübersicht und eigenen Auswertungen.
Für Sie ist diese Software in der Regel nicht relevant, solange wir Ihre Löhne abrechnen. DATEV Personal als Cloud-Lösung deckt genau die Punkte ab, an denen Ihr Unternehmen und unsere Kanzlei zusammenarbeiten. Wenn Sie darüber hinaus Interesse an einer umfassenden eigenen Personalverwaltung haben, sprechen Sie uns an – dann klären wir gemeinsam, was sinnvoll ist.
Ihre und unsere Aufgaben
DATEV Personal lebt von einer klaren Arbeitsteilung. Grob gilt: Sie liefern die Daten, wir erstellen die Abrechnung.
Ihre Aufgaben:
- Monatsdaten und Abwesenheiten erfassen und freigeben
- Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden aktuell halten
- Dokumente über die Personalakte bereitstellen
- Neue Mitarbeitende anlegen und bei Bedarf die Sofortmeldung auslösen
- Die eAU bei Krankmeldungen abrufen
Unsere Aufgaben:
- Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen
- Das Melde- und Bescheinigungswesen gegenüber Krankenkassen und Behörden abwickeln
- Auswertungen für Sie bereitstellen
- Die Lohndokumente an Ihre Mitarbeitenden verteilen
Diese Aufteilung lässt sich im Gespräch an Ihren Betrieb anpassen. Welche Schritte Sie übernehmen und welche bei uns liegen, stimmen wir individuell ab.
Typische Fehlerquellen
- Funktion mit eigener Lohnsoftware verwechselt: DATEV Personal rechnet nicht selbst ab. Wer erwartet, hier fertige Abrechnungen zu erzeugen, sucht an der falschen Stelle – die Abrechnung erstellen wir aus den von Ihnen gelieferten Daten.
- Fehlende DUO-Anbindung: Ohne Vertrag für DATEV Unternehmen online lässt sich DATEV Personal nicht aufrufen. Die Kachel erscheint erst, wenn wir Sie freigeschaltet haben.
- Daten erfasst, aber nicht freigegeben: Erfasste Monatsdaten gelangen erst nach Ihrer Freigabe zu uns. Ohne den Freigabeschritt liegen die Daten im System, kommen aber nicht in der Abrechnung an.
- Verwechslung mit dem Personal-Managementsystem Classic: Wer das Falsche bestellt, bekommt eine Software für die eigene Personalverwaltung statt das Werkzeug für die Zusammenarbeit mit uns.
Häufige Fragen
Muss ich mit DATEV Personal jetzt selbst die Löhne abrechnen?
Nein. Die Abrechnung erstellen wir weiterhin in unserer Lohnsoftware. Sie liefern über DATEV Personal nur die Daten und Dokumente, die wir dafür brauchen.
Brauche ich eine eigene Software oder genügt der Browser?
Sie benötigen keine eigene Lohnsoftware. DATEV Personal ist eine Cloud-Lösung und wird über DATEV Unternehmen online im Browser aufgerufen.
Was kostet mich DATEV Personal?
DATEV Personal setzt einen Vertrag für DATEV Unternehmen online voraus. Die konkreten Konditionen besprechen wir mit Ihnen, da sie von Ihrem bestehenden DUO-Vertrag und dem genutzten Funktionsumfang abhängen.
Ist der Datenaustausch sicher?
Ja. Die Daten und Dokumente werden verschlüsselt über die DATEV-Cloud übertragen, DSGVO-konform verarbeitet und revisionssicher archiviert.
Was ist der Unterschied zum Personal-Managementsystem classic?
Das Personal-Managementsystem classic ist eine Software für die eigene Personalverwaltung im Unternehmen. DATEV Personal als Cloud-Lösung dient der Zusammenarbeit mit uns rund um die Lohnabrechnung.
Wer richtet die Anwendung ein?
Die Bestellung und Einrichtung übernehmen wir. Sie erhalten von uns die nötigen Zugangsinformationen und werden für die benötigten Funktionen freigeschaltet.
Können mehrere Personen in unserem Unternehmen damit arbeiten?
Ja. Für jede Person, die mit DATEV Personal arbeiten soll, lässt sich ein eigener Zugang einrichten. Die Details zur Benutzerverwaltung klären wir bei der Einrichtung.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Funktionsumfang und Menüführung von DATEV Personal können sich durch Updates ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand der Anwendung.
Bei Fragen zur Einrichtung oder Nutzung in Ihrem Unternehmen sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026