Die E-Rechnung: Überblick und die Reformen zum 01.01.2025 sowie 01.01.2027/01.01.2028
Seit 2025 gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen neue Regeln. Dieser Überblick ordnet das Thema in wenigen Minuten ein und führt Sie zu den passenden Detailartikeln.
Einleitung
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen als Standardlösung für den Rechnungsversand gesetzlich verankert. Für Sie ändert sich dadurch beim Empfang und beim Versand von Rechnungen einiges. Wir begleiten Sie durch diese Umstellung und übernehmen den steuerlichen Teil - dieser Überblick zeigt, was auf Sie zukommt und wo Sie ins Detail weiterlesen.
Vorab einige Klarstellungen, weil zur E-Rechnung häufig Missverständnisse kursieren: Eine als PDF per E-Mail verschickte Rechnung ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung". Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann - das bloße Bild einer Rechnung gehört nicht dazu.
Dieser Beitrag ist der Einstieg. Von hier verzweigen die Themen in eigene Artikel - vom Rechnungseingang über den Rechnungsausgang bis zu den Formaten und einzelnen Branchen.
Was sich seit 2025 geändert hat
Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz festgelegt, dass Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen schrittweise auf ein strukturiertes elektronisches Format umgestellt werden. Hintergrund ist, dass strukturierte Rechnungsdaten maschinell weiterverarbeitet werden können, ohne dass jemand sie abtippt.
Die Umstellung läuft in zwei Richtungen, die sich zeitlich unterscheiden:
Der Empfang von E-Rechnungen ist seit 2025 für alle Unternehmen Pflicht, ohne Übergangsfrist. Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung in einem der zulässigen E-Rechnungsformate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) sendet, müssen Sie in der Lage sein, diese Rechnung anzunehmen. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmer, auch für Kleinunternehmer.
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028. Diese betreffen auch nicht jeden Unternehmer. Die Auswirkungen sind insoweit aber gravierend: wer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, diese jedoch nicht verwendet, läuft Gefahr, dass Rechnungen nicht mehr fristgerecht von den Kunden bezahlt werden. Außerdem berechtigen ab 01.01.2027/01.01.2028 (je nach Fall) nur noch E-Rechnungen zum Vorsteuerabzug.
Wir bereiten in unserer Kanzlei alles so vor, dass die strukturierten Daten direkt in Ihre Buchführung einfließen. Was Sie dafür tun, hängt davon ab, ob Sie Rechnungen nur empfangen oder auch selbst schreiben.
Der Rechnungseingang: E-Rechnungen empfangen
Der Empfang ist der dringlichste Teil, weil die Pflicht hier sofort gilt. Sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen, lesbar machen, prüfen und zehn Jahre aufbewahren können.
Für den Empfang genügt im Minimum ein E-Mail-Postfach – ein teures Portal ist nicht vorgeschrieben. Wie Sie eingehende E-Rechnungen öffnen, prüfen, GoBD-konform archivieren und an uns weiterleiten, behandeln die folgenden Artikel:
Auch wer selbst keine E-Rechnungen schreibt, muss sie empfangen können. Ein Geschäftspartner darf Ihnen ab 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen – und Sie können den Empfang nicht ablehnen.
Der Rechnungsausgang: E-Rechnungen erstellen und versenden
Wenn Sie selbst Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) schreiben, betrifft Sie auch der Versand – allerdings mit Übergangsfristen. Bis zu Ihrer jeweiligen Frist dürfen Sie Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch verwenden.
Die Pflichtangaben einer Rechnung ändern sich nicht, nur das Format. Was beim Erstellen, Versenden, Korrigieren und bei Anzahlungen zu beachten ist, lesen Sie hier:
Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Eine gültige E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung (reine XML-Datei, häufig an Behörden) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteten strukturierten Daten).
Sie müssen nicht beide Formate beherrschen. Für den Empfang ist es ohnehin Ihre Software, die das Format verarbeitet; beim Versand reicht in der Regel ein Format, das zu Ihren Empfängern passt. Die Unterschiede und die Wahl des passenden Formats erklären wir gesondert:
Wer betroffen ist – und wer nicht
Betroffen sind grundsätzlich alle inländischen Unternehmer im Geschäft mit anderen Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Ein häufiger Sonderfall sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen auch künftig keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Wen die Pflicht in welcher Richtung trifft, behandelt dieser Artikel:
Mit welchem Tool Sie arbeiten
Welche Schritte praktisch auf Sie zukommen, hängt von Ihrer Software ab. Manche Programme erstellen, empfangen und archivieren E-Rechnungen vollständig; andere – etwa reine Zahlungsdienste oder Kassensysteme – decken nur Teile ab und brauchen eine Ergänzung.
Zu den gängigen Programmen gibt es eigene Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Welche davon für Sie sichtbar sind, hängt davon ab, welche Tools in Ihrem Umfeld eingesetzt werden. Sprechen Sie uns an, wenn Ihr Programm nicht dabei ist – dann zeigen wir Ihnen den passenden Weg.
Sonderfälle und Branchen
Einige Konstellationen erzeugen in der Praxis die meisten Rückfragen – etwa Bewirtungsbelege, Kleinbeträge, Dauerleistungen oder branchenspezifische Themen im Handwerk, bei Heilberufen, Vereinen und in der Vermietung. Diese behandeln wir in eigenen Beiträgen, sobald sie für Ihre Situation relevant sind:
So arbeiten wir zusammen
Die Aufgaben verteilen sich klar – die technische Empfangsbereitschaft liegt bei Ihnen, die steuerliche Verarbeitung bei uns.
Ihre Aufgaben:
- E-Rechnungen entgegennehmen können (mindestens ein E-Mail-Postfach)
- Eingehende E-Rechnungen an uns weiterleiten, im Original und nicht als Ausdruck
- Bei eigener Rechnungsstellung das passende Format wählen, sobald Ihre Frist näher rückt
Unsere Aufgaben:
- Sie über Ihre konkrete Frist und Ihren Handlungsbedarf informieren
- Den Übergabeweg zu uns einrichten (z. B. über DATEV Unternehmen Online)
- Die strukturierten Daten verbuchen und steuerlich auswerten
Diese Aufteilung passen wir im Gespräch an Ihre Software und Ihre Abläufe an.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF, auch per E-Mail verschickt, gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten – entweder als reine XML (XRechnung) oder als PDF mit eingebetteten Daten (ZUGFeRD).
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen versenden?
Empfangen müssen Sie seit 2025. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Je nach Umsatz dürfen Sie bis Ende 2026 oder Ende 2027 noch Papier oder PDF nutzen, wenn der Empfänger zustimmt. Spätestens ab 2028 ist der Versand als E-Rechnung im Geschäft mit Unternehmen Pflicht.
Ich bin Kleinunternehmer – betrifft mich das überhaupt?
Teilweise. Ausstellen müssen Sie als Kleinunternehmer dauerhaft keine E-Rechnungen. Empfangen müssen Sie sie aber seit 2025 wie jedes andere Unternehmen auch.
Brauche ich dafür eine teure Software oder ein Portal?
Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Ob sich für Sie zusätzlich ein Rechnungsprogramm lohnt, hängt davon ab, ob und wie viele Rechnungen Sie selbst schreiben. Wir beraten Sie dazu im Einzelfall.
Was passiert mit meinen alten Papierrechnungen?
Rechnungen, die Sie vor der Umstellung erhalten oder ausgestellt haben, bleiben gültig und werden wie bisher aufbewahrt. Die neuen Regeln gelten für Umsätze ab 2025.
Muss ich Rechnungen jetzt in Echtzeit ans Finanzamt melden?
Nein. Aktuell besteht keine Pflicht, Rechnungen automatisch an die Finanzverwaltung zu melden. Ein solches Meldesystem ist auf EU-Ebene geplant und in Deutschland in den Details noch offen – das ist von der heutigen E-Rechnungspflicht zu trennen.
Wie kommen meine E-Rechnungen zu Ihnen?
Über die mit uns vereinbarten Wege, in der Regel über DATEV Unternehmen online oder eine individuelle Upload-Adresse. Entscheidend ist, dass uns die Originaldatei erreicht und nicht ein Ausdruck. Die Details klären wir bei der Einrichtung.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Gesetzeslage und Auslegung können sich ändern; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand. Welche Frist und welcher Handlungsbedarf konkret für Sie gelten, hängt von Ihrer Situation ab.
Bei Fragen zu Ihrer Umstellung sprechen Sie uns direkt an.
Stand: Juni 2026